Neue Regelung schreibt Angaben für geschäftliche Mails vor / Viele Unternehmen unterschätzen die Pflichten, Internet World Business, 03/07, S. 27

Von der Öffentlichkeit weitgehend unbemerkt sind zu Jahresbeginn Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails eingeführt worden. Seit 1. Januar 2007 müssen alle elektronischen Nachrichten, die von Kaufleuten versandt werden, den Firmennamen, die Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft und das Registergericht enthalten (siehe Kasten). Beobachter befürchten, dass die bislang kaum beachtete Vorschrift eine neue Abmahnwelle nach sich zieht, wie es schon bei Einführung der Impressumpflicht der Fall war. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn durch den Verstoß ein Wettbewerbsvorteil entsteht.

Von der Regelung sind alle geschäftlichen Nachrichten betroffen und sie gilt für alle deutschen Kaufleute und deren Angestellte. Die Spanne reicht also vom Einzelkaufmann bis zur Aktiengesellschaft. Ausdrücklich eingeschlossen sind auch automatisch generierte Systemnachrichten wie eine Bestell-, Anmelde- oder Newsletter-Bestätigung.

Anforderung an die E-Mails

Die Neuregelung wurde beinahe beiläufig in das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) hineingeschrieben. Kern des Gesetzes ist zunächst die Einführung eines elektronischen Unternehmensregisters (www.unternehmensregister.de), das Gesetz enthält auch eine Klarstellung der Pflichtangaben in Geschäftsbriefen, auch solcher in elektronischer Form.

Klargestellt wurde damit ausdrücklich, dass Kaufleute, GmbHs und Aktiengesellschaften die für Geschäftsbriefe erforderlichen Angaben „gleichviel welcher Form“ angeben müssen. Dies bedeutet in der Praxis, dass bei E-Mails beispielsweise einer Aktiengesellschaft insbesondere die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist sowie alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden müssen. Gleiches gilt sinngemäß für Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Kaufleute.

Es dürfte zu erwarten sein, dass aufgrund dieser gesetzgeberischen Klarstellung versucht werden wird, diese als wettbewerbsrelevante Normen, wie beispielsweise die Pflicht zur Anbieterkennzeichnung auf der Homepage, einzuordnen. Daher dürften hier wiederum Abmahnungen zu erwarten sein, wenn eine nicht gesetzeskonforme Verwendung erfolgt.

E-Mail-Archivierung

Werden E-Mails in der geschäftlichen Kommunikation verwendet, muss darüber hinaus berücksichtigt werden, dass diese Geschäftsbriefe steuerrelevante Daten enthalten können. Auch diese Pflicht wird von vielen Unternehmen vernachlässigt. Da bereits seit 2002 die elektronische Prüfung durch die Finanzbehörden durch die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen“ (GDPdU) geregelt ist, hat der Steuerprüfer die Möglichkeit, die Steuerprüfung auch auf E-Mails zu erstrecken, die daher mindestens sechs Jahre aufzubewahren sind. Wenn es sich um Unterlagen für die Buchhaltung handelt, verlängert sich die Spanne sogar auf zehn Jahre.

In der betrieblichen Praxis wird außerdem gerne vergessen, dass die Datenhaltung auf eine Weise zu erfolgen hat, die eine Prüfung in „maschinell auswertbarer Form“ ermöglicht. Mit Blick auf den Aufbewahrungszeitraum gilt hier, dass nicht nur E-Mails aus dem Produktivbetrieb einsehbar sein müssen, sondern gleiches für archivierte E-Mails inklusive des steuerrelevanten Anhangs gilt.

Angesichts der ersten bereits ergangenen finanzgerichtlichen Entscheidungen ist ein Steuerpflichtiger gut beraten, sich frühzeitig mit einer Strategie zur E-Mail-Archivierung auseinanderzusetzen. Wenngleich sich derzeit die elektronische Steuerprüfung im Wesentlichen zunächst auf Finanz-, Anlagen-, Umsatzsteuer- und Lohnbuchhaltung erstreckt, ist davon auszugehen, dass in Zukunft vermehrt auch eine entsprechende Prüfung steuerrelevanter E-Mails erfolgen wird. Erfüllt der Steuerpflichtige nicht die Anforderungen, drohen ihm Bußgelder, Zwangsmittel oder sogar eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage.

Berücksichtigt man dabei, dass die elektronische Steuerprüfung seit Anfang 2002 durchgesetzt werden kann und eine Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbriefe von sechs Jahren beziehungsweise zehn Jahren für Belege gilt, besteht die naheliegende Gefahr, in den relevanten Prüfungszeiträumen tatsächlich auch geprüft zu werden. Nach Angaben des bayerischen Finanzministeriums werden derzeit bereits zwei Drittel aller Betriebsprüfungen per Datenzugriff durchgeführt.

Verantwortlichkeit

Insbesondere die verantwortlichen Geschäftsführer oder Vorstände haben sich um eine entsprechende Einhaltung rechtlicher Anforderungen zu kümmern, da ansonsten sogar das Risiko einer persönlichen Inanspruchnahme besteht. Darüber hinaus haben sie durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, „damit für den Fortbestand der Gesellschaft gefährliche Entwicklungen früh erkannt werden“ (§ 91 Abs. 2 AktG, was sinngemäß auch für größere GmbHs gilt). Dies bedeutet für die Praxis, dass Geschäftsführer und Vorstände durch Risikomanagement sicherzustellen haben, dass ihre IT-Systeme sicher sind und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dazu gehört somit auch, dass E-Mails – zum Beispiel als Beweismittel – wieder auffindbar und während des Aufbewahrungszeitraums maschinell auswertbar sind.