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unterliegt dem Urheberrecht!
Pflichtangaben für E-Mails
Neue Regelung schreibt Angaben für
geschäftliche Mails vor / Viele Unternehmen unterschätzen die Pflichten
Internet World Business, 03/07, S. 27
Von der Öffentlichkeit weitgehend unbemerkt sind zu Jahresbeginn Pflichtangaben
für geschäftliche E-Mails eingeführt worden. Seit 1. Januar 2007 müssen alle
elektronischen Nachrichten, die von Kaufleuten versandt werden, den Firmennamen,
die Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft und das Registergericht enthalten
(siehe Kasten). Beobachter befürchten, dass die bislang kaum beachtete
Vorschrift eine neue Abmahnwelle nach sich zieht, wie es schon bei Einführung
der Impressumpflicht der Fall war. Dies kann insbesondere dann der Fall sein,
wenn durch den Verstoß ein Wettbewerbsvorteil entsteht.
Von der Regelung sind
alle geschäftlichen Nachrichten betroffen und sie gilt für alle deutschen
Kaufleute und deren Angestellte. Die Spanne reicht also vom Einzelkaufmann bis
zur Aktiengesellschaft. Ausdrücklich eingeschlossen sind auch automatisch
generierte Systemnachrichten wie eine Bestell-, Anmelde- oder Newsletter-Bestätigung.
Anforderung an die E-Mails
Die Neuregelung wurde
beinahe beiläufig in das Gesetz über elektronische Handelsregister und
Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) hineingeschrieben.
Kern des Gesetzes ist zunächst die Einführung eines elektronischen
Unternehmensregisters (www.unternehmensregister.de),
das Gesetz enthält auch eine Klarstellung der Pflichtangaben in Geschäftsbriefen,
auch solcher in elektronischer Form.
Klargestellt wurde damit ausdrücklich, dass
Kaufleute, GmbHs und Aktiengesellschaften die für Geschäftsbriefe
erforderlichen Angaben "gleichviel welcher Form" angeben müssen. Dies
bedeutet in der Praxis, dass bei E-Mails beispielsweise einer Aktiengesellschaft
insbesondere die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht
des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das
Handelsregister eingetragen ist sowie alle Vorstandsmitglieder und der
Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem
ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden müssen. Gleiches gilt sinngemäß für
Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Kaufleute.
Es dürfte zu erwarten
sein, dass aufgrund dieser gesetzgeberischen Klarstellung versucht werden wird,
diese als wettbewerbsrelevante Normen, wie beispielsweise die Pflicht zur
Anbieterkennzeichnung auf der Homepage, einzuordnen. Daher dürften hier
wiederum Abmahnungen zu erwarten sein, wenn eine nicht gesetzeskonforme
Verwendung erfolgt.
E-Mail-Archivierung
Werden E-Mails in der
geschäftlichen Kommunikation verwendet, muss darüber hinaus berücksichtigt
werden, dass diese Geschäftsbriefe steuerrelevante Daten enthalten können.
Auch diese Pflicht wird von vielen Unternehmen vernachlässigt. Da bereits seit
2002 die elektronische Prüfung durch die Finanzbehörden durch die "Grundsätze
zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen" (GDPdU) geregelt
ist, hat der Steuerprüfer die Möglichkeit, die Steuerprüfung auch auf E-Mails
zu erstrecken, die daher mindestens sechs Jahre aufzubewahren sind. Wenn es sich
um Unterlagen für die Buchhaltung handelt, verlängert sich die Spanne sogar
auf zehn Jahre.
In der betrieblichen
Praxis wird außerdem gerne vergessen, dass die Datenhaltung auf eine Weise zu
erfolgen hat, die eine Prüfung in "maschinell auswertbarer Form" ermöglicht.
Mit Blick auf den Aufbewahrungszeitraum gilt hier, dass nicht nur E-Mails aus
dem Produktivbetrieb einsehbar sein müssen, sondern gleiches für archivierte
E-Mails inklusive des steuerrelevanten Anhangs gilt.
Angesichts der ersten
bereits ergangenen finanzgerichtlichen Entscheidungen ist ein Steuerpflichtiger
gut beraten, sich frühzeitig mit einer Strategie zur E-Mail-Archivierung
auseinanderzusetzen. Wenngleich sich derzeit die elektronische Steuerprüfung im
Wesentlichen zunächst auf Finanz-, Anlagen-, Umsatzsteuer- und Lohnbuchhaltung
erstreckt, ist davon auszugehen, dass in Zukunft vermehrt auch eine
entsprechende Prüfung steuerrelevanter E-Mails erfolgen wird. Erfüllt der
Steuerpflichtige nicht die Anforderungen, drohen ihm Bußgelder, Zwangsmittel
oder sogar eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage.
Berücksichtigt man
dabei, dass die elektronische Steuerprüfung seit Anfang 2002 durchgesetzt
werden kann und eine Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbriefe von sechs Jahren
beziehungsweise zehn Jahren für Belege gilt, besteht die naheliegende Gefahr,
in den relevanten Prüfungszeiträumen tatsächlich auch geprüft zu werden.
Nach Angaben des bayerischen Finanzministeriums werden derzeit bereits zwei
Drittel aller Betriebsprüfungen per Datenzugriff durchgeführt.
Verantwortlichkeit
Insbesondere die
verantwortlichen Geschäftsführer oder Vorstände haben sich um eine
entsprechende Einhaltung rechtlicher Anforderungen zu kümmern, da ansonsten
sogar das Risiko einer persönlichen Inanspruchnahme besteht. Darüber hinaus
haben sie durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, insbesondere ein Überwachungssystem
einzurichten, "damit für den Fortbestand der Gesellschaft gefährliche
Entwicklungen früh erkannt werden" (§ 91 Abs. 2 AktG, was sinngemäß
auch für größere GmbHs gilt). Dies bedeutet für die Praxis, dass Geschäftsführer
und Vorstände durch Risikomanagement sicherzustellen haben, dass ihre
IT-Systeme sicher sind und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dazu gehört
somit auch, dass E-Mails – zum Beispiel als Beweismittel – wieder auffindbar
und während des Aufbewahrungszeitraums maschinell auswertbar sind.
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