E-Mail-Einsatz im Unternehmen - 
Rechtliche Konsequenzen beim geschäftlichen E-Mail-Verkehr
(Beitrag in der DIREKT MARKETING 02/2002, S. 60 - 63)

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Einsatz von E-Mail in Unternehmen und dessen rechtliche Konsequenzen

Die schnelle, praktische und kostengünstige Nutzung von E-Mail führt dazu, dass Unternehmen sich dem Einsatz nicht mehr verschließen können, vielmehr immer häufiger das Internet auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen genutzt wird. Nicht zuletzt der Vorteil der elektronischen Weiterverarbeitung und grenzüberschreitenden Versendbarkeit bringt es mit sich, dass nach jüngsten Schätzungen im gesamten Jahr 2000 10 Mrd. E-Mails ausgetauscht wurden, wobei eine Steigerung bis 2005 auf 35 Mrd. täglich prognostiziert wird (Quelle: Computerwoche Nr. 28 vom 13.7.2001, S. 48).

Trotz der Bedeutung von E-Mails für den Geschäftsablauf in Unternehmen scheint es, dass die rechtlichen Konsequenzen der Nutzung häufig nur am Rande gestreift werden, obwohl zum Teil wichtige Dokumente per E-Mail Gegenstand der Übermittlung sind.

Diese Serie will daher einen allgemeinen Überblick über wesentliche Problemfelder der Praxis geben und befasst sich im ersten Teil mit vertragsrechtlichen Fragen und der elektronischen Signatur.


Vertragsrecht und elektronische Signatur

Verträge können - soweit nicht Schriftformerfordernisse dagegen sprechen - auch per E-Mail abgeschlossen werden. Neben zweiseitigen Willenserklärungen wie Angebot und Annahme bei Verträgen, können deshalb ebenso einseitige Willenserklärungen, wie z.B. eine Kündigung, grundsätzlich per E-Mail abgegeben werden.
Festzuhalten ist daher, dass per E-Mail abgeschlossene Verträge genauso rechtswirksam sind, wie in anderer Form - z.B. mündlich getroffene Vereinbarung. In Deutschland sehen rund 4.000 Rechtsvorschriften die Schriftform vor. Die gesetzliche Schriftform i. S. d. § 126 Abs. 1 BGB ist für gegenseitige Willenserklärungen z.B. aus § 4 des Verbraucherkreditgesetzes bekannt, für einseitige Willenserklärung ergibt sich die Schriftform nach § 623 BGB für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses.

Neben der gesetzlichen Schriftform wird häufig durch Vertrag oder allgemeine Geschäftsbedingungen die sog. gewillkürte Schriftform vereinbart. Nach einhelliger Meinung erfüllt eine E-Mail nicht das Schriftformerfordernis, da es sich nicht um eine dauerhafte Verkörperung einer Gedankenäußerung handelt. Die Verletzung der Schriftform z.B. bei Kündigung eines Arbeitsverhältnisses per E-Mail, führt zur Nichtigkeit der Willenserklärung gem. § 125 S. 1 BGB und somit zur Unwirksamkeit einer solchen Kündigung mit entsprechenden wirtschaftlichen Konsequenzen.

E-Mail als "Beweismittel"

Darauf hinzuweisen ist auch, dass es sich bei einer Urkunde (z.B. einem Vertragswerk) um das stärkste Beweismittel der Zivilprozessordnung (§§ 415 ff. ZPO) handelt, infolge dessen mangels Urkundseigenschaft eine E-Mail - auch wenn sie ausgedruckt wird - keine Urkunde im beweisrechtlichen Sinne, sondern lediglich ein Augenscheinsobjekt von wesentlich geringerer Beweiskraft darstellt.

Da dementsprechend mittels einer E-Mail weder die Schriftform gewahrt werden kann, noch eine E-Mail als Ausdruck eine Urkunde als Beweismittel darstellt, birgt die Nutzung von E-Mails nicht unerhebliche Risiken im täglichen Geschäftsverkehr. Bei wichtigen Verträgen sollten sich daher die Vertragspartner das Vereinbarte in schriftlicher Form, d.h. mit eigenhändiger Originalunterschrift bestätigen, es sei denn, sie verwenden eine qualifizierte elektronische Signatur (dazu unten).

Zugang und Widerruf

Ein weiteres Problem in diesem Zusammenhang ist das des Zugangsbeweises für eine E-Mail. Nach überwiegender Auffassung wird die E-Mail als Willenserklärung gegenüber Abwesenden gesehen, so dass Voraussetzung für das Wirksamwerden einer Willenserklärung deren Zugang ist. Hier wird angenommen, dass auch bei externer Lagerung der Mailbox auf dem Server eines Serviceproviders die E-Mail bereits mit Eingang in diese Mailbox im Sinne des Zivilrechtes zugegangen ist. Insoweit wird dies durch die E-Commerce-Richtlinie und das noch umzusetzende Gesetz über den elektronischen Geschäftsverkehr (EGG) konkretisiert. Danach ist eine Willenserklärung mit Eingang rechtswirksam. Der Eingang liegt also vor, wenn die Nachricht vom Server abgerufen werden kann, so dass ein späterer Abruf zu keiner zeitlichen Verschiebung des Eingangs führt. Auch von Bedeutung ist, dass nach herrschender Rechtsmeinung der Zugang im geschäftlichen Verkehr am selben Arbeitstag erfolgt, woraus eine Pflicht zur entsprechenden Überwachung des eigenen Accounts abzuleiten ist.

Bei Willenserklärungen gegenüber Abwesenden ist der Widerruf grundsätzlich bis zum Zugang der Willenserklärung möglich. Durch die Geschwindigkeit der Übermittlung von E-Mails handelt es sich indes nur um eine rein theoretische Möglichkeit, da der Zugang nahezu zeitgleich mit der Sendung erfolgt. Dies hat zur Konsequenz, dass ein Widerruf nach Absendung der E-Mail praktisch nicht mehr möglich ist. Diesen Umstand sollte sich jeder, der eine E-Mail absendet, bewusst machen, da mit Zugang der Willenserklärung diese wirksam und grundsätzlich nicht widerrufbar ist. Die Anfechtungsmöglichkeiten und -gründe sind deshalb sehr begrenzt und führen selbst im Erfolgsfalle ggf. zu Schadensersatzansprüchen.

Möchte sich ein Absender auf den Zugang einer E-Mail berufen, trägt er die Beweislast. Ist er nicht in der Lage, den Zugangsbeweis zu erbringen, kann er sich nicht erfolgreich auf die Wirksamkeit seiner Willenserklärung berufen. Einen wirkungsvollen Beweis über den Zugang erhält man derzeit nur durch eine schriftliche Bestätigung. Die elektronische Bestätigung per E-Mail hat nur den oben dargestellten Beweiswert eines Augenscheinsobjekts. Nach einer Entscheidung des Amtsgerichts Hannover (Urteil v. 20.12.1999, Az.: 518 C 13916/99) soll der Zugangsbeweis indes "durch Vorlage einer Kopie der E-Mail, die das Sendeprotokoll erkennen lässt" erbracht werden können. Angesicht der vielfältigen Manipulationsmöglichkeiten des digital vorliegenden Codes, dürfte diese Rechtsprechung allerdings nicht von Bestand sein.


Die elektronische Signatur

Die aufgezeigten Probleme, die sich zum einen aus der Nichterfüllbarkeit des Schriftformerfordernisses, zum anderen aus der fehlenden Urkundeneigenschaft ergeben, wurde rechtlich Schritt für Schritt durch die elektronische Signatur gelöst, die in der damaligen Fassung des Signaturgesetzes (BGBl. I 1997, S.1870) noch "digitale Signatur" hieß.

Ziel der elektronischen Signatur ist im Wesentlichen, elektronische Daten vor Manipulationen zu schützen bzw. Veränderungen zumindest erkennbar zu machen. Zu unterscheiden von der elektronischen Signatur ist die Verschlüsselungstechnik. Ein vergleichbares Verfahren macht man sich zwar bei der elektronischen Signatur zu Nutze, der Einsatz einer elektronischen Signatur beinhaltet jedoch nicht automatisch die Verschlüsselung der Nachricht selbst, sondern dient dem Zweck, die Authentizität (die Herkunft der Daten muss nachweisbar sein), Integrität (die ausgetauschten Daten haben nur Gültigkeit, wenn der Inhalt sowie die angeführten Adressen unversehrt sind) und Verbindlichkeit (der Absender kann nicht leugnen, die Nachricht selbst versendet zu haben), sicher zu stellen.

Um eine Gleichwertigkeit der elektronischen Signatur mit der eigenhändigen Unterschrift zu erreichen, wurden diverse Vorschriften geschaffen. Zunächst ist hier das neue Signaturgesetz zu nennen, das bereits im Mai 2001 Kraft trat. Gegenstand dieses Gesetzes ist die Schaffung von Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen. Im Zusammenhang mit diesem Gesetz steht die ebenfalls im November 2001 Kraft getretene Signaturverordnung, die eine Schaffung der Sicherheitsinfrastruktur für elektronische Signaturen zum Zwecke hat.

Als Bindeglied zwischen den eher allgemeinen Regelungen über die elektronische Signatur und den zivilrechtlichen Vorschriften steht das zum 01.08.2001 in Kraft getretene Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften. Nach dem neu eingefügten § 126 Abs. 3 BGB kann die schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich aus dem Gesetz ein anderes nicht ergibt. Ausgeschlossen wurden im Rahmen dieses Gesetzes diverse Rechtsinstitute wie Bürgschaften, Anerkenntnisse oder Verbraucherkreditverträge. Ebenfalls kann die Schriftform für eine Kündigung von Arbeitsverhältnissen nicht durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden.

Voraussetzung für die Ersetzung der schriftlichen Form durch die Elektronische ist nach § 126a BGB, dass der Aussteller der Erklärung diese mit seinem Namen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versieht. Eine mit dieser Signatur übermittelte E-Mail erbringt gleichzeitig nach dem ebenfalls durch das Formvorschriften-Anpassungsgesetz neu geschafften § 292a ZPO den Anschein der Echtheit der so übermittelten Willenserklärung. Insoweit erhöht die Vorschrift des § 292a ZPO die Wertigkeit noch gegenüber der Schriftform, da der Anschein der Echtheit einer solchen elektronischen Urkunde nur durch Tatsachen erschüttert werden kann, die ernsthaft als möglich erscheinen lassen, dass die Erklärung nicht mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben worden ist.

Dabei muss besonders betont werden, dass die Verwendung der elektronischen Signatur nur von Vorteil ist, wenn sie durch den gegenüberstehenden Kommunikationspartner erfolgt, da auf Seiten des Verwenders die Signierung einer Willenserklärung bestenfalls gegen ihn verwendet werden kann. Setzt der Erklärende dagegen keine Signatur ein, trifft den Empfänger im Konfliktfall die oben aufgezeigte Beweisproblematik. Für den Versender wird der Austausch von elektronischen Dokumenten dann attraktiv, wenn über eine Zeitstempelfunktion beim Trustcenter der vergebenen qualifizierten elektronischen Signatur der Eingang der E-Mail beim Adressaten rechtverbindlich dokumentiert wird, so dass der Einschreiben/Rückschein-Brief der Vergangenheit angehört.
Bis dahin allerdings gilt es zunächst das vordergründige Problem eines einheitlichen Interoperabilitätsstandard, der gewährleistet, dass signierte E-Mails auch als solche beim Empfänger erkannt werden, zu schaffen, um eine Durchsetzung der elektronischen Signatur zu erreichen.